Los mejores prompts para funcionarios y administración pública con IA, 18 para copiar (2026)

Un buen prompt de IA para funcionarios le dice a la herramienta qué documento redactar, con qué estructura y bajo qué normativa, y le prohíbe inventar lo que no sabe. Esta guía reúne 18 prompts para copiar en ChatGPT, Claude, Copilot y Gemini. Son la base del curso de IA para funcionarios de Founderz. La decisión y la firma siguen siendo tuyas.

Añadir Founderz como fuente preferida

Lo que vas a sacar de aquí

Esta guía práctica de IA generativa reúne plantillas para el trabajo diario del empleado público, desde el informe hasta la atención ciudadana, y te enseña a adaptarlas.

• 18 prompts listos para copiar: informes, resoluciones, notificaciones, actas, resúmenes de expediente y atención ciudadana.
• Prompts pensados para lo que mejor hace cada herramienta: ChatGPT, Claude con documentos largos, Copilot dentro de Word, Outlook, Teams y Excel, y Gemini en Google Workspace.
• El método para escribir los tuyos: los campos de un buen prompt, cinco consejos y un ejemplo de antes y después.
• Las reglas de uso responsable en la administración pública: protección de datos, revisión humana y transparencia.

Prompts para ChatGPT para funcionarios y administración pública

ChatGPT sirve como herramienta general: redacta, resume textos que pegas y reformula en lenguaje claro. Estos cinco prompts cubren los documentos que más tiempo consumen en una unidad administrativa. Sustituye lo que va entre corchetes y deja el resto. Revisados en octubre de 2026.

Informes técnicos, resoluciones y notificaciones

Informe técnico

Actúa como técnico de administración general de [ayuntamiento de más de 20.000 habitantes].
Contexto: debo preparar un informe sobre [asunto, por ejemplo la solicitud de ocupación de vía pública con terraza].
Tarea: redacta un borrador con estos apartados: antecedentes, fundamentos jurídicos, análisis y conclusión. Basa el análisis solo en esta información: [datos del expediente sin datos personales].
Restricciones: tono formal y lenguaje administrativo claro, frases de menos de 30 palabras. No inventes normativa ni sentencias. Si falta un dato, escribe [FALTA: dato] en lugar de suponerlo.
Formato de salida: texto con los cuatro apartados numerados y, al final, una lista de los puntos que debo verificar antes de firmar.

Propuesta de resolución

Actúa como secretario de [consejería o ayuntamiento].
Contexto: expediente de [asunto, por ejemplo la concesión de una subvención a una asociación vecinal]. Hechos acreditados: [hechos en viñetas].
Tarea: redacta una propuesta de resolución con tres partes: hechos, fundamentos de derecho y parte dispositiva.
Restricciones: cita la normativa solo si la he incluido yo en este mensaje: [normas aplicables]. No añadas fundamentos que no pueda comprobar. Marca con [VERIFICAR] cualquier punto que requiera criterio jurídico.
Formato de salida: las tres partes con encabezado y, al final, un recuadro con las dudas jurídicas que dejas abiertas.

Notificación en lenguaje claro

Actúa como redactor de comunicaciones de una administración pública.
Contexto: debo notificar a un ciudadano el siguiente acuerdo, escrito en lenguaje técnico: [texto].
Tarea: reformúlalo como una notificación clara, manteniendo el rigor legal.
Restricciones: explica qué se comunica, qué plazos aplican y qué recursos caben, sin inventar plazos que no estén en el texto. Nivel de lectura de un adulto sin formación jurídica.
Formato de salida: asunto de una línea, texto de 150 a 200 palabras y una lista de tres puntos con "qué debe hacer ahora la persona".

Actas y resúmenes de expediente

Acta de sesión a partir de tus notas

Actúa como secretario de un órgano colegiado de [junta de gobierno local].
Contexto: estas son mis notas de la sesión del [fecha]: [apuntes sin datos personales].
Tarea: redacta un borrador de acta.
Restricciones: no inventes acuerdos ni votaciones que no aparezcan en las notas; si algo es ambiguo, márcalo con [ACLARAR]. Redacción impersonal y en pasado.
Formato de salida: asistentes, orden del día, deliberaciones resumidas, acuerdos adoptados y resultado de cada votación.

Resumen de un expediente largo

Actúa como analista de una unidad de tramitación.
Contexto: pego a continuación el contenido de un expediente administrativo: [documento].
Tarea: resúmelo en un máximo de 300 palabras.
Restricciones: usa solo lo que está en el texto, sin añadir interpretaciones. Si un dato no aparece, indícalo.
Formato de salida: una tabla de dos columnas (concepto y contenido) con objeto, antecedentes clave, importe si lo hay, plazos y decisión por resolver.

Prompts para Claude para funcionarios y administración pública

Claude se maneja bien con documentos largos y con redacción cuidadosa, así que encaja en el análisis de datos y de textos extensos: pliegos, normas internas y borradores que quieres revisar con calma. Puedes adjuntar el archivo en lugar de pegar el texto.

Comparar ofertas de un procedimiento de contratación

Actúa como técnico de contratación del sector público.
Contexto: adjunto el pliego de cláusulas administrativas de [contrato de servicios de mantenimiento] y las memorias técnicas de [3] licitadores.
Tarea: compara las ofertas según los criterios de valoración del pliego.
Restricciones: usa solo los criterios y ponderaciones que figuran en el pliego; si una oferta no aporta un dato, escribe "no consta". No propongas adjudicatario: esa decisión es de la mesa.
Formato de salida: una tabla con una fila por criterio y una columna por licitador, y debajo un párrafo por oferta con sus puntos fuertes y sus lagunas, citando el apartado del documento.

Revisar un borrador antes de firmarlo

Actúa como revisor jurídico-administrativo con criterio prudente.
Contexto: adjunto el borrador de [resolución de ejemplo] de mi unidad.
Tarea: léelo completo y busca incoherencias internas, fechas o importes que no cuadran, apartados sin fundamento y expresiones ambiguas.
Restricciones: no reescribas el documento y no añadas normativa. Para cada hallazgo indica el párrafo y por qué es un problema.
Formato de salida: lista numerada de hallazgos ordenada de más a menos grave, y al final tres preguntas que me harías si fueras el interventor.

Convertir una norma interna en una guía para el equipo

Actúa como responsable de formación de una administración pública.
Contexto: adjunto la instrucción interna sobre [uso de la sede electrónica o tramitación de gastos], de [40] páginas.
Tarea: conviértela en una guía práctica para personal nuevo.
Restricciones: no cambies ningún requisito ni plazo; si algo es ambiguo, señálalo en lugar de interpretarlo. Máximo [3] páginas.
Formato de salida: pasos numerados, una lista de errores frecuentes y una tabla con plazos y responsables.

Prompts para Copilot para funcionarios y administración pública

Microsoft Copilot trabaja dentro de Word, Outlook, Teams y Excel con los archivos a los que ya tienes acceso, y gestiona los datos bajo el entorno corporativo de tu organización. Necesitas una licencia de Microsoft 365 Copilot; confirma con tu unidad de informática qué está habilitado.

Word: borrador de informe desde tus notas

Redacta en este documento un informe técnico a partir de las notas de la reunión que tengo en [nombre del archivo de Word o OneNote].
Contexto: soy [técnico de urbanismo] y el informe va dirigido a [el concejal delegado].
Incluye antecedentes, análisis y conclusión, con el tono formal de un informe administrativo. No añadas datos que no estén en las notas y marca con [FALTA] lo que falte.
Formato: encabezados de Word y un máximo de dos páginas.

Outlook: responder a una consulta ciudadana

Responde a este correo de un ciudadano que consulta sobre [el plazo para presentar alegaciones].
Contexto: trabajo en [atención ciudadana de un ayuntamiento]. La información oficial es esta: [texto de la ordenanza o la web].
Redacta una respuesta cordial y clara, de menos de 150 palabras, que diga el plazo, cómo presentar el escrito y dónde pedir ayuda. No prometas resultados ni cites normas que no estén en el texto. Firma como [servicio y nombre].

Teams: acta de una reunión

Con la transcripción de esta reunión de Teams, redacta un borrador de acta.
Contexto: reunión de coordinación del servicio de [recursos humanos] del [fecha].
Incluye asistentes, temas tratados, acuerdos y tareas con responsable y fecha límite. Si alguien no dejó claro un plazo, escribe [SIN FECHA] en lugar de inventarlo.
Formato: una tabla de tareas (tarea, responsable, fecha) tras el resumen de acuerdos.

Excel: seguimiento de expedientes

Analiza la tabla de esta hoja, con una fila por expediente y las columnas [número, tipo, fecha de entrada, estado, tramitador].
Tarea: calcula cuántos expedientes llevan más de [30] días abiertos, agrúpalos por tipo y por tramitador y propón una columna con la fórmula para los días transcurridos.
Formato: una tabla resumen y un gráfico de barras por tipo. Explica en una frase cada fórmula que uses. No modifiques los datos originales.

Prompts para Gemini para funcionarios y administración pública

Gemini encaja si tu organismo trabaja con Google Workspace: puede apoyarte en Documentos, Gmail y Hojas de cálculo. Comprueba con tu responsable de TI si la IA está habilitada en tu cuenta corporativa y qué política de datos aplica.

Documentos de Google: convocatoria de un proceso

Actúa como técnico de recursos humanos de una administración pública.
Contexto: debo redactar el borrador de la convocatoria de [una bolsa de empleo de auxiliares administrativos]. Datos: [plazas, requisitos, plazo de solicitudes, sistema de selección].
Tarea: redacta la convocatoria con apartados numerados: objeto, requisitos, solicitudes, proceso de selección y publicidad.
Restricciones: no cites bases generales ni normativa que no te haya dado; marca con [VERIFICAR] lo que deba confirmar el servicio jurídico.
Formato: títulos de apartado y lenguaje administrativo claro.

Gmail: respuesta a un compañero de otra unidad

Redacta una respuesta a este correo de una compañera de [intervención] que pide [la documentación que falta del expediente 123].
Contexto: falta [el informe de la unidad jurídica], que llegará el [fecha]. Tono cordial y profesional, menos de 120 palabras.
Incluye qué enviamos ya, qué falta y cuándo llegará. No prometas plazos distintos a los indicados.

Hojas de cálculo: análisis de consultas ciudadanas

Analiza esta hoja con las consultas recibidas por [el servicio de atención ciudadana] en [el último trimestre]: columnas [fecha, canal, tema, tiempo de respuesta].
Tarea: identifica los cinco temas más frecuentes, el canal con más demora y los picos por semana.
Formato: una tabla resumen y tres recomendaciones prácticas para reducir el volumen de consultas repetidas. Indica qué conclusiones son sólidas y cuáles dependen de pocos datos.

Más prompts de IA para funcionarios: atención ciudadana y lenguaje claro

Estos tres prompts funcionan en cualquiera de las herramientas anteriores. Mejoran la comunicación con el ciudadano, una de las tareas donde la IA generativa más ayuda a un servicio público. Para más situaciones por área, consulta los casos de uso de IA para funcionarios y administración pública.

Respuestas a preguntas frecuentes

Actúa como responsable de atención ciudadana de [un ayuntamiento].
Contexto: las consultas más repetidas sobre [el padrón municipal] son: [lista de 5 consultas]. La información oficial es: [texto].
Tarea: redacta una respuesta modelo para cada consulta.
Restricciones: máximo 80 palabras por respuesta, lenguaje sencillo, sin siglas sin explicar y sin inventar plazos ni tasas que no estén en el texto.
Formato de salida: pregunta en negrita y respuesta debajo, lista para publicar en la web tras la revisión del servicio.

Revisar un texto con lenguaje claro

Actúa como editor especializado en lenguaje claro para comunicaciones públicas.
Contexto: este texto se dirige a [ciudadanos que solicitan una ayuda]: [texto].
Tarea: señala las frases largas, los tecnicismos y las ambigüedades, y reescríbelo para que lo entienda cualquier adulto.
Restricciones: no cambies derechos, obligaciones ni plazos.
Formato de salida: primero una tabla de cambios (original, versión clara, motivo) y luego el texto final.

Aviso de transparencia sobre el uso de IA

Redacta una nota breve de transparencia para añadir a un documento de [mi servicio] elaborado con apoyo de IA.
Incluye que el borrador se generó con una herramienta de inteligencia artificial, que fue revisado y validado por [el personal responsable] y que la responsabilidad de su contenido es de la administración.
Tono institucional, máximo 40 palabras, en una versión formal y otra más cercana.

Cómo construí estos prompts: los campos de un buen prompt

Todos los prompts de esta guía siguen la misma estructura de seis campos. Si entiendes qué decide cada uno, puedes escribir tus propios prompts para cualquier trámite sin depender de plantillas.

Cinco consejos prácticos para mejorar cualquier prompt:

1. Prohíbe inventar. Añade “no inventes normativa; si falta un dato, márcalo”. Es la frase que más errores evita.
2. Pide una lista de verificación. Que la herramienta termine con los puntos que debes comprobar antes de firmar.
3. Da el material, no lo supongas. Pega los hechos y las normas aplicables en el mensaje; así la IA no rellena huecos.
4. Itera con una corrección cada vez. Si el borrador no encaja, pide un cambio concreto en el mismo chat.
5. Guarda lo que funciona. Una biblioteca compartida de prompts del equipo ahorra el trabajo de repetir instrucciones y optimiza el flujo del servicio.

Un ejemplo de antes y después con el mismo trámite:

Cómo cambia el prompt según la herramienta

• ChatGPT: entiende frases completas, admite archivos y conserva el hilo de la conversación. Funciona bien con los prompts de esta guía tal cual.
• Gemini: encaja si trabajas en Google Workspace. Indica en qué documento o correo estás y qué quieres que genere.
• Copilot: trabaja con tus archivos de Microsoft 365. Nombra el documento, la reunión o la hoja en el prompt en lugar de pegar el contenido.
• Claude: es útil con documentos largos: adjunta el archivo completo y pide que cite el apartado de cada hallazgo.

Qué es un prompt de inteligencia artificial y cómo ayuda en la gestión pública

Un prompt es una instrucción en lenguaje natural que indica a una herramienta de inteligencia artificial qué tarea hacer, con qué tono y en qué formato. No necesitas programar: basta con proporcionar la instrucción como se la darías a un compañero nuevo, con el contexto y el material específico del trámite. El asistente genera un borrador y tú lo revisas, lo mejoras y lo firmas.

Un prompt bien diseñado facilita la gestión de tareas digitales de recursos humanos, contratación, urbanismo o atención ciudadana: redactar un informe, analizar un documento legal o administrativo, responder a consultas o preparar un email. Aporta precisión y coherencia a la redacción y un uso más eficiente del tiempo, mientras que tomar decisiones sigue siendo cosa de las personas. La toma de decisiones, el criterio legal y la responsabilidad no se delegan en ningún modelo.

IA generativa en el trabajo diario del empleado público

La IA generativa ayuda sobre todo en la automatización de tareas repetitivas de texto: redactar, resumir y reformular. Detrás hay procesamiento del lenguaje natural: un sistema que interpreta lo que escribes y genera un texto coherente. Mejora la productividad en documentos con plantilla estable, como informes, actas y notificaciones, y también en el análisis de datos de tablas sencillas. No sustituye tu conocimiento del procedimiento: tú aportas el criterio, la verificación y la firma.

Si repites siempre las mismas instrucciones, puedes configurar un GPT personalizado o un asistente con reglas fijas de tu servicio, como la estructura de informe aprobada o la prohibición de incluir datos personales. Cada respuesta mejora con la retroalimentación: indica qué corregir y pide que reformule. Así la herramienta te ayuda a optimizar el trabajo administrativo y a liderar el cambio en tu equipo, con tiempo para tomar mejores decisiones y un tono persuasivo cuando el texto lo pide.

Uso responsable de la IA en la administración pública

El uso responsable exige tres cosas: proteger los datos, revisar cada salida y ser transparente sobre cuándo se ha usado IA. No es opcional: es la condición para trabajar con información ciudadana.

• Protección de datos: el Reglamento General de Protección de Datos aplica igual con una herramienta de IA. Revisa la política de privacidad del proveedor y las directrices internas de tu organismo antes de introducir nada.
• Revisión humana: una herramienta puede citar normativa inexistente o desactualizada con total seguridad, algo que se conoce como alucinación. También puede reproducir sesgos de sus datos de entrenamiento.
• Transparencia: señala el uso de IA con una fórmula como “documento elaborado parcialmente con herramientas de IA y revisado por el personal responsable”.

Cómo integrar los prompts en tu flujo de trabajo

Para adoptar la IA sin fricción, empieza por una sola tarea repetitiva, mide el tiempo que recuperas y amplía desde ahí. La implementación estratégica no exige transformar todo de golpe; el desafío real es mantener el hábito y el rendimiento del equipo.

1. Elige una tarea con prioridad alta que hagas cada semana, como un tipo de informe o una notificación recurrente.
2. Crea una biblioteca de prompts compartida con los que mejor funcionan y ayuda a tu equipo a reutilizarlos.
3. Revisa cada salida: datos, normativa, tono y ambigüedad. Un texto coherente no es un texto correcto.
4. Forma al equipo y define reglas comunes de uso responsable. Si trabajas con datos, usa la IA también para identificar patrones y tendencias en tus consultas y optimizar la asignación de recursos, siempre con revisión humana.

Preguntas frecuentes sobre prompts de IA para funcionarios

Estas son las dudas más habituales de quien empieza a usar la inteligencia artificial en una administración pública, con la respuesta primero.

¿Cómo se aplica la IA en la administración pública?

Sobre todo en tareas de texto: redactar borradores de informes, resumir expedientes, reformular notificaciones y responder consultas frecuentes. La IA prepara un primer borrador que el empleado público revisa y firma. No toma decisiones administrativas.

¿Es seguro usar ChatGPT con datos de la administración pública?

No con datos personales identificativos de ciudadanos, salvo que tu organismo haya validado el tratamiento. Anonimiza el texto con marcadores y revisa la política de privacidad del proveedor. El Reglamento General de Protección de Datos aplica siempre.

¿Puede la IA reemplazar a los funcionarios públicos?

No. La IA generativa prepara borradores y resúmenes, pero no asume la responsabilidad de la decisión ni de la firma. El criterio jurídico y la verificación de hechos siguen siendo humanos.

¿Qué asistente de IA es mejor para la administración pública?

Depende de dónde trabajes. Copilot encaja si usas Microsoft 365, Gemini si usas Google Workspace, Claude para documentos largos y ChatGPT como herramienta general. Más que la herramienta importan el prompt y la revisión.

¿Puedo usar Copilot en Word y Outlook para mis expedientes?

Sí, si tu organización tiene licencia de Microsoft 365 Copilot y lo ha habilitado. Trabaja con los archivos a los que ya tienes acceso, bajo el entorno corporativo. Confirma la política interna con tu unidad de informática.

¿Puedo usar Claude para revisar pliegos o resoluciones largas?

Sí. Claude maneja bien los documentos extensos: adjunta el archivo y pide que cite el apartado de cada hallazgo. Sigue siendo un apoyo: la revisión final es tuya.

¿Se puede usar Gemini para mis tareas administrativas?

Sí, sobre todo si tu organismo usa Google Workspace: ayuda en Documentos, Gmail y Hojas de cálculo. Comprueba antes que la IA está habilitada en tu cuenta corporativa.

¿Hay que avisar cuando un documento se ha elaborado con IA?

Sí. Una nota breve mantiene la trazabilidad y deja claro que la revisión y la responsabilidad final son humanas. Forma parte del uso responsable.

¿Necesito conocimientos técnicos para usar prompts de IA?

No. Los prompts se escriben en lenguaje natural, como si explicaras la tarea a un compañero nuevo. Empieza por una tarea sencilla, prueba una plantilla y ajusta el resultado.

Tu próximo paso con los prompts de IA en la administración pública

Elige una tarea que repitas cada semana, copia el prompt que más se le parezca, sustituye los corchetes y mide el tiempo que recuperas. Después cambia un solo campo y compara.

Si quieres aprender el método con práctica sobre casos del sector público, el curso de IA para funcionarios y administración pública de Founderz, desarrollado con Microsoft, es el siguiente paso.