Prompts de Microsoft Copilot para Excel: fórmulas, tablas y análisis

Los prompts de Copilot para Excel son instrucciones en lenguaje natural para Microsoft Copilot, el asistente de inteligencia artificial (IA) de Microsoft 365. Con ellos le pides que cree fórmulas, limpie datos, monte tablas dinámicas o resuma resultados sobre tu tabla. Abajo tienes 25 prompts listos para copiar, agrupados por tarea y con las columnas entre corchetes para que los adaptes.

Lo que vas a sacar de aquí

• Copia 25 prompts ordenados por tarea: fórmulas, limpieza, formato, tablas dinámicas, gráficos y análisis.
• Genera un prompt a medida con el generador gratuito cuando tu caso no aparezca en la biblioteca.
• Aplica el método de cinco piezas con el que he construido cada prompt.
• Revisa requisitos, errores frecuentes y límites antes de usar un resultado para decidir.

Biblioteca de prompts de Copilot para Excel

Cada uno dice qué columnas usar, qué regla aplicar y cómo quieres el resultado. Cambia lo que va entre corchetes por los encabezados de tu tabla y pégalo en el panel lateral. Funcionan con el libro guardado en OneDrive o SharePoint y los datos en formato de tabla. Si prefieres practicarlos con casos guiados, el curso de Copilot para Excel de Founderz se centra en el análisis de datos con IA.

Fórmulas y columnas calculadas

El asistente propone una columna calculada o una fórmula de una sola celda a partir de tu descripción y te la enseña antes de insertarla. Estos siete prompts cubren los cálculos más repetidos.

Calcular el margen bruto por fila

Úsalo cuando tienes ingresos y costes en columnas separadas y necesitas el margen de cada producto.

En la tabla [Ventas], añade una columna llamada "Margen bruto" que reste [Coste] de [Ingresos] en cada fila.
Antes de insertarla, muéstrame la fórmula y dime qué columnas has usado.

Calcular un porcentaje sobre otra columna

Para pasar del margen en euros al margen porcentual, o para calcular el peso de cualquier cifra sobre un total.

Añade una columna "Margen %" que divida [Margen bruto] entre [Ingresos].
Dale formato de porcentaje con un decimal.
Si [Ingresos] es cero o está vacío, deja la celda en blanco en lugar de mostrar un error.

Clasificar filas según una condición

Cuando quieres etiquetar cada fila (alta o baja rentabilidad, en plazo o con retraso) con un umbral que decides tú.

Crea una columna "Rentabilidad" que muestre "Alta" si [Margen %] es mayor que [30 por ciento] y "Baja" en el resto de casos.
Usa una fórmula, no valores escritos a mano, para que se actualice cuando cambien los datos.

Comparar cada mes con el anterior

Para ver cuánto sube o baja una métrica mes a mes sin construir la fórmula a mano.

La tabla tiene una fila por mes en [Fecha] y las ventas en [Ingresos].
Añade una columna "Variación mensual %" que compare cada mes con el anterior.
Deja vacía la primera fila y explícame cómo has tratado los meses que faltan.

Traer un dato de otra tabla

Útil cuando el precio, la región o el responsable están en otra hoja y quieres cruzarlos por un código común.

En la tabla [Pedidos], añade una columna "Región" que busque el valor de [Región] en la tabla [Clientes] usando [ID cliente] como referencia.
Usa BUSCARX y muestra "Sin región" si no encuentra el código.

Explicar una fórmula que has heredado

Antes de tocar una hoja que hizo otra persona, pide que te traduzca la fórmula a lenguaje normal.

Explica paso a paso qué hace la fórmula de la celda [F2]: qué rangos usa, qué condición evalúa y qué devuelve.
Dime también en qué casos podría dar un resultado incorrecto.

Encontrar por qué una fórmula da error

Para un error #N/D o un total que no cuadra con lo que esperabas.

La fórmula de la columna [Comisión] devuelve #N/D en algunas filas.
Revisa por qué ocurre, propón una fórmula corregida y explícame el cambio en una frase.
No modifiques la columna hasta que te lo confirme.

Limpieza y preparación de datos

Los resultados mejoran sobre una tabla con una sola fila de encabezados únicos. La guía oficial para dar formato a los datos pide además que no haya celdas combinadas, filas vacías ni subtotales. Para espacios, mayúsculas y formatos incoherentes también tienes la opción Limpiar datos de la pestaña Datos, que por ahora funciona mejor en inglés.

Comprobar si la tabla está lista

El primer prompt que lanzo con un archivo nuevo, antes de pedir ningún cálculo.

Revisa la tabla [Ventas] y dime si hay encabezados repetidos o vacíos, celdas combinadas, filas en blanco, subtotales o columnas con formatos mezclados.
Dame la lista de problemas por columna y qué cambiarías en cada uno.
No cambies nada todavía.

Unificar textos escritos de formas distintas

Para columnas de ciudad, cliente o categoría donde el mismo valor aparece escrito de varias maneras.

En la columna [Ciudad] el mismo valor aparece con mayúsculas, tildes o espacios distintos.
Añade una columna "Ciudad normalizada" con un único formato para cada valor.
Enséñame una lista con los cambios que has hecho.

Separar nombre y apellidos

Cuando un campo mezcla dos datos.

La columna [Contacto] contiene nombre y apellidos juntos.
Crea dos columnas, "Nombre" y "Apellidos", con una fórmula.
Señálame las filas que no sigan el patrón para revisarlas a mano.

Detectar duplicados e importes fuera de rango

Antes de sumar o promediar, para no arrastrar filas repetidas ni importes imposibles que luego descuadran el informe.

Resalta en amarillo las filas con el mismo [Número de factura].
Resalta en rojo los valores de [Importe] que sean negativos o superiores a [diez mil euros].
Dime cuántas filas has marcado de cada tipo.

Formato, orden y filtros

Describe la regla visual y el asistente aplica el formato condicional, el orden o el filtro sobre la tabla. Con formato condicional, la regla queda guardada y el color cambia cuando cambian los datos.

Resaltar lo que está por debajo del objetivo

Para ver de un vistazo qué productos, comerciales o tiendas no llegan a la cifra marcada.

Resalta en rojo las filas donde [Margen %] esté por debajo de [20 por ciento].
Usa formato condicional para que el color se actualice si cambian los datos.

Aplicar una escala de color

En columnas largas de ventas o costes.

Aplica una escala de color de tres tonos a [Ventas]: rojo para los valores más bajos, amarillo para los intermedios y verde para los más altos.

Marcar lo que supera la media

Cuando no tienes un objetivo fijo y quieres comparar cada fila con el resto.

Marca en verde las celdas de [Ventas] que superen la media de la columna.
Pon en negrita los [3] valores más altos.

Ordenar y filtrar en una sola petición

Para preparar una vista concreta antes de una reunión.

Ordena la tabla por [Ingresos] de mayor a menor y filtra para mostrar solo la región [Norte].
Dime cuántas filas quedan visibles y cuánto suman sus [Ingresos].

Tablas dinámicas y resúmenes

El asistente crea tablas dinámicas y resúmenes a partir de tu descripción. Indica siempre qué va en filas, qué va en columnas y qué cálculo quieres; si no, tendrás que adivinar cómo ha agrupado los datos.

Resumir por trimestre

Para la foto rápida del año: totales y medias por periodo.

Resume [Ingresos] y [Margen bruto] por trimestre a partir de [Fecha].
Incluye el total, la media mensual y el peso de cada trimestre sobre el año.

Cruzar dos dimensiones en una tabla dinámica

Cuando necesitas una métrica por región y periodo.

Crea una tabla dinámica con [Región] en filas, [Trimestre] en columnas y la media de [Margen %] como valor.
Ordena las regiones de mayor a menor margen anual.

Sacar el top de clientes o productos

Para saber dónde se concentra la facturación antes de una revisión comercial.

Muéstrame los [10] clientes con más [Ingresos] en [2026] y qué parte del total suma cada uno.
Añade una fila final con el resto de clientes agrupados.

Gráficos y dashboards

El asistente propone el gráfico y tú decides si lo insertas. Para un dashboard, pide varias piezas en una misma hoja y di para quién es: no se monta igual para dirección que para tu propio equipo.

Gráfico de evolución de una métrica

Para enseñar cómo ha ido una cifra a lo largo del año en una sola imagen.

Crea un gráfico de líneas con la evolución mensual de [Margen %] en [2026].
Pon título, etiqueta los ejes y marca el mes con el valor más bajo.

Montar un dashboard en una hoja

Para crear un dashboard en Excel con varias piezas con un orden de lectura claro.

Crea una hoja nueva llamada "Dashboard" a partir de la tabla [Ventas].
Arriba, tres indicadores: [ingresos totales], [margen medio] y [número de pedidos].
Debajo, un gráfico de líneas de ingresos por mes, un gráfico de barras por [Región] y una tabla con los [5] productos con más ventas.
Usa un estilo sobrio con un solo color de acento y dime qué filtros añadirías.

Si no sale todo en una pasada, pide cada pieza por separado y colócala en la misma hoja.

Análisis de datos y conclusiones

En el análisis es donde más tiempo ahorras, y también donde más conviene revisar. Pide siempre que separe lo que dicen los datos de su interpretación. Esta guía para analizar datos con Copilot en Excel desarrolla más casos de tendencias y resúmenes.

Encontrar la mayor caída

Para saber qué periodo o qué zona fue peor.

¿Qué trimestre tuvo la mayor caída de [Margen %] respecto al anterior y en qué [Región] se concentró?
Enséñame las cifras que lo demuestran y la tabla o fórmula que has usado.

Detectar tendencias y valores atípicos

Cuando abres una tabla nueva y quieres saber por dónde empezar a mirar.

Analiza la tabla [Ventas] y dame las [3] tendencias más relevantes y los valores atípicos que deba revisar.
Para cada uno, indica la columna, el periodo y la cifra concreta.
Separa lo que ves en los datos de lo que interpretas.

Resumen ejecutivo para dirección

Para convertir la tabla en cinco frases que puedas pegar en un email, en una diapositiva o en el acta de la reunión.

Con los datos de [Ventas], redacta un resumen de [5] frases para [el comité de dirección]: resultado del periodo, lo que ha ido mejor, lo que ha ido peor y una pregunta abierta.
Usa solo cifras de la tabla y cita la columna de cada una.

Clasificar comentarios con la función COPILOT

Para columnas de texto como encuestas o reseñas. Se escribe en una celda y se arrastra hacia abajo.

=COPILOT("Clasifica este comentario como positivo, negativo o neutro y devuelve solo una palabra"; [B2])

Su documentación oficial limita su uso a 100 cálculos cada 10 minutos y desaconseja usarla para operaciones numéricas.

Análisis avanzado con Python

Para previsiones o correlaciones que no salen con una tabla dinámica. Funciona en la versión para Windows y acepta prompts en español.

Analiza estos datos con Python.
Quiero saber si hay relación entre [Descuento] y [Unidades vendidas] y prever las ventas de los próximos [3] meses.
Explica cada paso en lenguaje sencillo y dime qué supuestos haces.

El resultado aparece en una hoja nueva con el código; los detalles están en la guía oficial del análisis con Python.

Crea tu propio prompt con el generador

Si tu caso no encaja en la biblioteca, el generador arma el prompt por ti. Eliges la tarea, la fuente de datos, el destinatario y el formato, y te devuelve una instrucción con rango, unidades y comprobaciones.

Tienes generadores para otras herramientas y puestos en la biblioteca de prompts de Founderz.

Cómo he creado estos prompts

Llevo escribiendo prompts desde antes de que existiera ChatGPT. Con las hojas de cálculo hay una regla que pesa más que ninguna: el Copilot de Microsoft solo ve las columnas que tiene delante y no sabe qué significa “margen” en tu empresa.

Por eso los 25 de la biblioteca siguen la misma estructura de cinco piezas. Es una versión para hojas de cálculo del método de ingeniería de prompts que explico en la guía para crear prompts efectivos.

Las dos últimas piezas son las que más se olvidan. Una petición como “calcula el margen” puede devolver una fórmula que incluya la fila de totales, y no lo verás si no pides la fórmula. Por eso casi todos terminan pidiendo la fórmula, el recuento de filas o la columna de origen de cada cifra.

No hace falta usar las cinco piezas siempre. Para ordenar o filtrar bastan tarea y datos. El criterio y la comprobación entran cuando el resultado va a un informe, a un cliente o a una decisión de presupuesto. Los corchetes marcan lo que debes cambiar. Escribe los nombres de columna tal como aparecen en tu encabezado, porque el asistente puede no relacionar “Importe neto” con “Ingresos”.

¿Qué requisitos pide Microsoft para usar Copilot en Excel?

Necesitas tres cosas: una suscripción con Copilot, el libro en OneDrive o SharePoint y los datos en una tabla o en un rango ordenado. Con esas condiciones, el botón aparece en la pestaña Inicio de Microsoft Excel y escribes la petición en el panel lateral.

1. Guarda el archivo en OneDrive o SharePoint, porque el asistente no trabaja con libros guardados solo en tu ordenador.
2. Convierte los datos en tabla con Insertar > Tabla, o deja un rango con una sola fila de encabezados únicos y sin celdas combinadas.
3. Deja el cálculo en automático en Fórmulas > Opciones para el cálculo: la edición asistida solo funciona así.
4. Selecciona la tabla, ábrelo desde la pestaña Inicio y pega el texto.

¿Cómo mejoro un prompt que no funciona?

Añade lo que falta en lugar de repetir la petición. Casi siempre es el nombre exacto de la tabla y de las columnas, el umbral que usas o el lugar donde quieres el resultado. Si la respuesta sigue sin encajar, divide la tarea en dos peticiones y valida la primera antes de lanzar la segunda.

• Pide primero un plan o una explicación y después el cambio: el asistente puede planificar, conversar o editar el libro directamente.
• Escribe los encabezados con términos de negocio, como “Fecha de pedido” en vez de “Columna1”.
• Pide una fórmula en vez de un valor cuando el dato se vaya a actualizar.
• Añade “usa solo los datos de esta tabla” si no quieres que busque en la web o en otros archivos de trabajo.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Casi todos los resultados flojos vienen de cuatro errores que se corrigen antes de escribir la petición.

• Trabajar sobre un archivo local o un rango con celdas combinadas y esperar que la IA lo interprete.
• Pedir “por debajo del objetivo” sin dar la cifra, con lo que el asistente asume un valor por su cuenta.
• Aceptar una columna calculada sin abrir la fórmula ni comprobar qué filas incluye.
• Usar la función COPILOT para sumar o buscar datos, cuando la documentación recomienda funciones nativas como SUMA o BUSCARX.

¿Qué limitaciones tiene Copilot y qué datos debes proteger?

El asistente puede equivocarse, malinterpretar los datos o devolver cifras inexactas, y Microsoft pide revisar todo lo que crea antes de usarlo. En sus preguntas frecuentes sobre Copilot en Excel también desaconseja apoyarse en él para decisiones financieras, legales o médicas.

En cuentas de empresa, el asistente solo muestra información que tu usuario ya puede ver. Según la documentación de privacidad de Microsoft, los prompts y las respuestas no se usan para entrenar los modelos base.

Aun así, antes de abrir datos de clientes, nóminas o salud, sigue las normas de tu organización. Quita lo que no haga falta: para un análisis suelen bastar agregados o identificadores en lugar de nombres. La función COPILOT, además, no funciona en libros etiquetados como confidenciales o altamente confidenciales.

Preguntas frecuentes

¿Copilot en Excel es gratis?

No con una cuenta gratuita. Necesitas Microsoft 365 Premium, Personal o Familia con un plan de créditos de IA, una suscripción comercial de Copilot o una suscripción de empresa apta para Copilot Chat. Con esta última tienes acceso estándar; la licencia de Microsoft 365 Copilot añade acceso prioritario.

¿Por qué no me aparece Copilot en Excel?

Suele faltar una de tres cosas: una suscripción que lo incluya, que el archivo esté guardado en OneDrive o SharePoint o que tu organización lo tenga activado. Si el libro está en un sitio de SharePoint que obliga a desproteger los archivos para editarlos, tampoco funciona con él en Windows ni en Mac.

¿Entiende peticiones en español?

Sí. El asistente admite peticiones en muchos idiomas, incluido el español, aunque se entrenó sobre todo con fuentes en inglés. Algunas funciones van por detrás. Limpiar datos rinde mejor en inglés de momento, mientras que el análisis con Python ya acepta el español en Windows.

¿Puede Copilot crear un dashboard en Excel?

Puede crear las piezas de un dashboard, como indicadores, gráficos y tablas dinámicas, y colocarlas en una hoja si se lo pides con detalle. Funciona mejor cuando indicas qué métricas quieres, para quién es y en qué orden se leen. Revisa cada cifra contra la tabla antes de compartirlo.

¿Qué diferencia hay entre Copilot en Excel y la función COPILOT?

El primero es el asistente del panel lateral: crea fórmulas, gráficos o tablas dinámicas y puede editar el libro. La función COPILOT se escribe en una celda como cualquier fórmula y solo lee el texto y los rangos que le pasas. Sirve para resumir o clasificar texto, no para calcular.

¿Cuántos prompts necesito para empezar?

Con tres tienes de sobra: el que revisa si la tabla está lista, uno de fórmula y uno de resumen. Úsalos en una tarea que repitas cada semana, guarda en un documento los que te funcionen y cambia solo lo que va entre corchetes la próxima vez.

Siguiente paso: practicar con tus propias tablas

Elige una tarea de tu flujo de trabajo semanal, pásala a uno de estos prompts y compara el resultado con tu versión manual. Si quieres trabajarlo con casos prácticos, el curso online de Copilot para Excel forma parte de Productividad con Copilot, desarrollado en colaboración con Microsoft. Incluye la certificación conjunta de Founderz y Microsoft.