Copilot 365, o Microsoft 365 Copilot, es el asistente de inteligencia artificial (IA) de Microsoft integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Redacta borradores, analiza datos y resume reuniones y correos sobre tus propios archivos, siempre dentro de los permisos que ya tienes. Si quieres aprender a usarlo con método, el programa Productividad con Copilot de Founderz está pensado para eso. Abajo verás qué hace en cada aplicación, con un prompt listo para copiar en cada una.
Lo que vas a sacar de aquí
- Qué es Copilot 365 y cómo usa tus datos de trabajo sin saltarse los permisos de tu organización.
- Qué hace en cada aplicación, con un ejemplo de prompt por app.
- Qué incluye el chat sin coste para empresas y qué añade la licencia de pago.
- Cómo empezar y qué revisar siempre antes de enviar lo que genera.
Qué es Copilot 365 y cómo funciona con tus datos
El Copilot de Microsoft 365 es un asistente de IA que combina un modelo de lenguaje con tu contenido de trabajo para responder a instrucciones escritas en lenguaje natural. No vive en una pestaña aparte: aparece dentro de la aplicación que ya tienes abierta y actúa sobre el documento, la hoja, el correo o la reunión que tienes delante.
La pieza que lo conecta con tu trabajo es Microsoft Graph, la capa que da acceso a tus correos, archivos, chats, reuniones y calendario. Si le pides un correo de seguimiento, puede apoyarse en la reunión y el documento relacionados en lugar de partir de cero. El resultado aparece como borrador para que lo revises.
Ojo con los nombres. Microsoft usa la marca Microsoft Copilot para la app gratuita de uso personal, para el chat de empresa y para la licencia completa. Este artículo se centra en la última: Copilot en aplicaciones como Word, PowerPoint o Teams, que también puedes usar desde la app móvil de Microsoft 365 Copilot para iOS y Android.
Sobre privacidad, la documentación de Microsoft Learn deja claros dos puntos. El asistente solo muestra datos de la organización que tú ya puedes ver. Y los prompts, las respuestas y los datos a los que accede a través de Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos de lenguaje base. Hereda tus permisos, no los amplía, así que conviene ordenar los permisos de SharePoint y OneDrive antes de desplegarlo.
Qué hace Microsoft 365 Copilot en cada aplicación
Redacta y resume documentos, analiza datos, crea presentaciones, gestiona correo y calendario, y resume reuniones, llamadas y chats. Esta tabla resume qué hace en cada aplicación y te da un prompt que puedes copiar y adaptar cambiando lo que va entre corchetes.
| Aplicación | Qué hace | Prompt para copiar |
|---|---|---|
| Word | Escribe borradores, edita y resume documentos | Resume este documento en 5 puntos para [dirección comercial] y termina con las 2 decisiones que tienen que tomar. |
| Excel | Analiza, explica y visualiza datos, propone fórmulas | Muestra las ventas por [trimestre] y [región] en un gráfico y dime qué región ha caído más respecto al trimestre anterior. |
| PowerPoint | Crea presentaciones a partir de una idea o un documento | Crea una presentación de 8 diapositivas a partir de [propuesta_cliente.docx] para un comité de [compras], con una diapositiva final de próximos pasos. |
| Outlook | Resume hilos, redacta respuestas y ayuda con el calendario | Resume este hilo: qué se ha decidido, qué queda pendiente y quién debe responder. Después redacta una respuesta breve a [nombre] confirmando [la fecha de entrega]. |
| Teams | Resume reuniones, llamadas y chats, y lista tareas | Resume la reunión de hoy sobre [lanzamiento de producto] y haz una tabla con cada tarea, su responsable y su fecha. |
| OneDrive | Resume archivos y compara varios documentos | Compara [contrato_v1.docx] y [contrato_v2.docx] y lista los cambios en plazos, precios y penalizaciones. |
| SharePoint | Crea sitios y agentes sobre el contenido del sitio | Busca en este sitio la política de [gastos de viaje] y explícame en 4 puntos qué necesito para pedir un reembolso. |
| Planner | Ayuda a crear y organizar tareas de proyecto | Divide el proyecto [migración del CRM] en tareas para [4] personas durante [6] semanas y marca las que bloquean a otras. |
La calidad del resultado depende de lo concreta que sea tu instrucción: objetivo, contexto, destinatario y formato. Tienes más ejemplos en esta recopilación de prompts de Microsoft 365 Copilot organizada por app.
Copilot en Word y Copilot en PowerPoint: documentos y presentaciones
En Word te da un primer borrador a partir de una instrucción breve o de archivos que ya tienes, reescribe párrafos para cambiar el tono y resume documentos largos. Donde más tiempo recuperas es en la página en blanco. Más ejemplos en estos prompts para Word.
Actúa como [responsable de operaciones]. Redacta un informe de una página para [el comité de dirección] a partir de [notas_reunion_marzo.docx]. Incluye contexto, 3 riesgos y una recomendación. Tono directo, sin tecnicismos.
En PowerPoint convierte una descripción o un documento en una presentación con estructura de diapositivas. Tú decides el mensaje y revisas que encaje con la plantilla de tu empresa. Tienes prompts para PowerPoint.
Copilot en Excel: analizar datos sin pelearte con las fórmulas
Copilot puede convertir una pregunta escrita en un análisis. Le describes lo que quieres saber y te propone la fórmula, la tabla dinámica o el gráfico, y te explica de dónde sale el resultado. Funciona mejor con datos en formato de tabla y encabezados claros. Revisa las cifras antes de decidir con ellas. Más casos en los prompts para Excel.
Copilot en Outlook y Teams: correo y reuniones
En Outlook resume hilos largos, redacta respuestas con el tono que indiques y te pone al día con tu bandeja y tu calendario. Tienes ejemplos en estos prompts para Outlook. En Teams, Copilot ayuda a resumir reuniones, llamadas y chats, y extrae decisiones y tareas con responsable. Para reuniones, la organización debe tener habilitada la transcripción o la opción correspondiente. Más ideas en los prompts para Teams.
Copilot en OneDrive, SharePoint y Planner: archivos, agentes de IA y tareas
En OneDrive resume archivos y compara varios documentos sin abrirlos uno a uno: mira los prompts para OneDrive. En SharePoint ayuda a crear sitios y agentes que responden sobre el contenido del sitio, útil para documentación interna: aquí tienes los prompts para SharePoint. En Planner ayuda a crear y organizar tareas de proyecto con estos prompts para Planner.
Copilot Chat, licencias y planes: qué incluye cada uno
Microsoft 365 Copilot Chat es el chat de IA para el trabajo que Microsoft incluye sin coste adicional para usuarios de empresa con una suscripción a Microsoft 365 apta. La licencia para Microsoft 365 Copilot es de pago, añade la integración de Copilot dentro de las aplicaciones y la conecta con tu contenido de trabajo.
Con el chat puedes hacer preguntas, preparar borradores y trabajar con archivos que subes a la conversación, con protección de datos de empresa. También permite usar agentes de IA, con un coste según consumo que gestiona tu organización. Lo que no tienes sin la licencia es que el asistente acceda a todo tu contexto de trabajo. Por eso resumir tus reuniones o ponerte al día con tu bandeja aparecen marcadas por Microsoft como funciones de pago.
| Opción | Qué te da | Para quién |
|---|---|---|
| Chat para empresas | Chat de IA seguro para el trabajo, sin acceso a todo tu contenido de la organización | Usuarios de empresa con un plan apto |
| Licencia completa | Copilot en las aplicaciones de Office, conectado a tus datos de trabajo | Empresas que añaden la licencia por usuario |
| Microsoft 365 Personal y Familia, Microsoft 365 Premium | IA en las aplicaciones con tu cuenta de Microsoft, con límites de uso. Premium añade características avanzadas de Copilot | Uso personal y familiar |
Si lo usas en casa, tu suscripción de Microsoft 365 Personal o Familia ya da acceso a Copilot en las aplicaciones, y Microsoft ofrece una prueba gratuita de Microsoft 365 para particulares. Microsoft revisa con frecuencia planes, funciones y precios, que además cambian por país. Antes de decidir, consulta la página oficial de planes para tu mercado.
Cómo empezar a usar Copilot 365
En una empresa, el primer paso lo da IT: comprueba que el plan de Microsoft 365 es compatible, compra las licencias y las asigna a usuarios concretos desde el centro de administración. Después, cada persona tiene acceso al asistente desde sus aplicaciones, siempre que estén actualizadas.
Para usar Microsoft Copilot con criterio desde la primera semana:
- Elige una tarea que repites cada semana, como el acta de una reunión o el informe de ventas.
- Pídele a Copilot lo que necesitas con objetivo, contexto, destinatario y formato, como en los prompts de la tabla.
- Revisa el resultado: verifica cifras y fechas, ajusta el tono a quien va a leerlo y decide qué información se comparte.
- Guarda los prompts que te funcionan y compártelos con tu equipo.
El asistente puede equivocarse, malinterpretar una instrucción o mezclar información de dos documentos, así que trata lo que genera como un borrador. Microsoft publica sus principios de IA responsable, pero la responsabilidad de lo que envías con tu nombre sigue siendo tuya. Un despliegue por fases ayuda: un grupo piloto detecta las dudas reales y los problemas de permisos antes de escalar.
Aprende a utilizar Copilot 365 en tu trabajo real
Tener la licencia no garantiza que el equipo la use bien. La diferencia está en saber qué pedir en cada aplicación y cuándo fiarte de lo que devuelve. Si quieres practicarlo con casos de tu día a día, el curso de Microsoft 365 Copilot de Founderz es 100 % online y recorre el chat, el asistente dentro de las aplicaciones y la creación de agentes con Copilot Studio, siempre con casos reales de trabajo.
Preguntas frecuentes sobre Copilot 365
¿Qué puedo hacer con Copilot 365?
Sirve para redactar, resumir y analizar dentro de las aplicaciones de Microsoft 365: borradores de documentos, análisis de datos, presentaciones, correo y resúmenes de reuniones. Trabaja sobre tu contenido de trabajo y te devuelve un borrador que revisas tú.
¿Copilot 365 es gratis?
La versión completa no: es una licencia de pago por usuario que se añade a un plan compatible. El chat para empresas sí se incluye sin coste adicional con un plan apto, y la app gratuita de Microsoft Copilot existe para uso personal, sin acceso a tus datos de trabajo.
¿Cómo se llama la IA de Office?
Se llama Microsoft 365 Copilot. Es el asistente de IA que Microsoft integra en las aplicaciones de Office.
¿Microsoft 365 incluye Copilot?
Depende del plan. En empresas, los planes aptos incluyen el chat de IA sin coste adicional, pero el asistente dentro de las aplicaciones requiere la licencia de pago. Microsoft 365 Personal y Familia incluyen Copilot en las aplicaciones con límites de uso.
¿Qué diferencia hay entre Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot?
El primero es una herramienta de IA segura basada en la web que no accede a todo tu contenido de la organización. La licencia completa trabaja dentro de las aplicaciones y usa tus correos, archivos y reuniones como contexto.
¿Qué diferencia hay entre Microsoft 365 y Microsoft 365 Copilot?
El primero te da las aplicaciones de Office. El segundo añade la IA generativa dentro de ellas, conectada a tus correos, archivos y reuniones. Tener las aplicaciones en la empresa no activa la licencia completa de forma automática.
¿Usa mis datos para entrenar la IA?
No. Según Microsoft Learn, los prompts, las respuestas y los datos a los que accede a través de Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos de lenguaje base. Además, solo muestra información a la que ya tienes permiso de acceso.
¿Cómo lo activo en Word u Outlook?
Si tu empresa te ha asignado una licencia, verás el botón de Copilot en la cinta de la aplicación al actualizarla. Si no aparece, pide a IT que confirme la licencia y la versión. Mientras tanto, puedes usar Copilot Chat si tu plan lo incluye.
¿Es mejor Copilot o ChatGPT para el trabajo?
Depende de dónde estén tus datos. Copilot trabaja dentro de las aplicaciones de Office y con tus permisos de la organización. ChatGPT parte de lo que le das en la conversación. Si tu empresa trabaja en este entorno, te ahorra copiar y pegar contexto.
¿Cómo sé qué versión de Office tengo?
Abre cualquier aplicación de Office y selecciona Cuenta, o Archivo y después Cuenta. En Información del producto verás el nombre y la versión. Si Copilot no aparece con tu versión, pide a IT que revise la licencia y las actualizaciones.